Office Manager (part-time 70–80%) – Office Operations, Events & Procurement (all genders)

Festanstellung, Teilzeit · Cologne, Cologne / remote from NRW

Über das Arbeiten bei envelio

Zu einfach ist langweilig! Gemeinsam haben wir die Mission, die Energiewende voranzutreiben. Wir lieben, was wir tun und dabei ist uns kein Thema zu groß. Wir übernehmen Verantwortung für unsere Arbeit und wachsen an jeder neuen Aufgabe. Kurz gesagt: Own it, love it, grow with it.
Wir sind ein bodenständiges Team aus Kaffee- und Mate-Liebhaber:innen. Unser Geek-Humor resultiert in einer rituellen Nutzung von Emojis und der enzyklopädischen Herausarbeitung von unnützem Wissen. Mehr als 130 envelianer:innen mit über 20 verschiedenen Nationalitäten sind bereits an Bord. Komm dazu und wachse mit uns!

Deine Rolle

Als Office Manager (part-time 70–80%) – Office Operations, Events & Procurement (all genders) bist du der operative Grundpfeiler unserer Organisation. Du sorgst dafür, dass unser Büro ein Ort ist, an dem alle Kolleg:innen produktiv und gerne arbeiten können. Dabei übernimmst du Ownership für deinen Bereich und hast die Freiheit, ihn aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln. In deinem Alltag arbeitest du eng mit verschiedenen internen und externen Teams zusammen und nutzt dabei moderne Tools und einen modernen Tech Stack. Bereits über 130 Kolleg:innen aus mehr als 20 Nationen sind Teil unseres Teams – du trägst dazu bei, dass sich alle im Office wohlfühlen und effektiv arbeiten können.

Wie du etwas bewirkst

Du verantwortest die Büroorganisation und -verwaltung und stellst ein angenehmes Arbeitsumfeld sicher, in dem sich Kolleg:innen willkommen und unterstützt fühlen
Du gestaltest unser Kölner Office als einladende, sichere und funktionale Arbeitsumgebung (Ordnung, Sicherheit, Reparaturen, Koordination externer Dienstleister wie Handwerker, Techniker, Büroausstatter)
Du organisierst und begleitest Events (von Team-Workshops über Offsites bis zur Weihnachtsfeier) und trägst so zu unserem Teamspirit bei
Du übernimmst das Onboarding neuer Mitarbeitender im Bereich Office & Sicherheit (Zugangsausweise, Regeln & Abläufe)
Du steuerst die Beschaffung & das Lieferantenmanagement – von Hardware und Equipment bis hin zu Büroservices – und kümmerst dich um das Asset-Management (Bestellung, Inventarisierung, Entsorgung)
Du unterstützt das Finance-Team im Travel Management, einschließlich der Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen.
Du bist interne:r Ansprechpartner:in und empfängst Gäste sowie externe Partner professionell, sodass sie sich vom ersten Moment an willkommen fühlen
Du unterstützt die Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben
Du bringst Ideen ein, um Nachhaltigkeit im Büroalltag weiterzuentwickeln

Dein Profil

Du bringst Erfahrung in Bereichen wie Office Management/Operations, Büroassistenz, Service oder kaufmännischen Umfeld mit
Du arbeitest gerne strukturiert, eigenverantwortlich und zuverlässig
Du verfügst über eine offene, freundliche Persönlichkeit und starke Kommunikationsfähigkeiten, besonders im Kontakt mit Gästen und Kolleg:innen
Du möchtest Ownership für deine Themen übernehmen und strebst kontinuierliche Verbesserung an
Du hast idealerweise bereits in einem Start-up/Scale-up gearbeitet und fühlst dich in einem schnelllebigen und dynamischen Umfeld wohl
Du arbeitest gerne an mindestens drei Tagen pro Woche von unserem modernen Office Loft in Köln aus (Hybrid-Arbeit an den übrigen Tagen möglich)
Durch bisherige berufliche Stationen, eine Ausbildung oder ein Studium hast du dir betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse angeeignet
Du beherrschst Deutsch und Englisch fließend
Du erfüllst nicht alle oben genannten Punkte, denkst aber trotzdem, dass du ein guter Fit für die Rolle wärst? Bewirb dich gerne!

Deine Benefits

Hybrider Arbeitsort innerhalb Deutschlands jedoch mit Präsenz in unserem schönen Office in Köln (mind. 2-3 Tage/Woche)
Option zum mobilen Arbeiten aus dem Ausland (für kürzere Zeiträume)
30 Urlaubstage + 3 corporate holidays
Sehr gute technische Ausstattung mit modernem Tech-Stack
Unterstützung deiner Gesundheit mit der Urban Sports Club Kooperation
Flexible Nutzung eines monatlichen Mobilitätsbudgets (z.B. Jobrad, ÖPNV)
Zeit und Budget für individuelles Wachstum
Optionale Betriebliche Altersvorsorge
Regelmäßige Company und Team Events

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Über uns

Intelligente Netze für eine nachhaltige Zukunft weltweit – das ist unsere Vision! Deshalb schaffen wir das digitale Zentrum für die Zukunft des Stromnetzbetriebs: Die Intelligent Grid Platform (IGP). Die IGP bildet den Kern unserer SaaS-Lösung. Dabei ist es unser Ziel, die IGP und envelio jeden Tag 1 % besser zu machen. Komm ins envelio-Team und trage mit deiner Arbeit zur Energiewende bei.

Als Remote-First-Unternehmen lassen wir dich entscheiden, wie viel du remote arbeiten möchtest – von 0% bis 100%. Ob du in Köln oder Aachen, Bonn oder Berlin, München oder Castrop-Rauxel wohnst; Hauptsache du hast Internet! Du kannst auch bis zu drei Monate im Jahr vom Ausland aus arbeiten. Seit 2017 haben wir ein vielfältiges internationales Team aufgebaut, mit Englisch als Unternehmenssprache.

About Working at envelio

Too easy is boring! Together, we are on a mission to drive forward the energy transition. We love what we do, and we are unafraid to dive in. We believe in taking ownership of our work and in continuously growing and evolving. In short: own it, love it, grow with it.
We are a humble team of coffee and maté lovers with over 20 nationalities. With our geek humor, our love for emojis and random facts is only natural. Over 130 envelians are already on board. Dive in and thrive!

Your Role

As Office Manager (part-time 70–80%) – Office Operations, Events & Procurement (all genders) you are the operational backbone of our organization. You make sure our office is a place where colleagues can work productively and feel comfortable. You take ownership of your area and enjoy the freedom to actively shape and develop it. In your day-to-day work, you collaborate with different internal and external teams and use modern tools and a contemporary tech stack. With 130+ colleagues from more than 20 nationalities, you play a key role in ensuring that everyone feels welcome and can work effectively at the office.

How You Make an Impact

You take responsibility for office operations and administration, ensuring a welcoming environment where colleagues feel supported and comfortable
You shape our Cologne office into a welcoming, safe and functional environment (organization, safety, repairs, coordination of external partners such as craftsmen, technicians, office equipment providers)
You organize and support events (from workshops and offsites to the Christmas party) to strengthen our team culture
You conduct onboarding for new employees in the areas of office & security (access badges, rules & processes)
You manage procurement & supplier relations – from hardware and equipment to office services – including asset management (ordering, inventory, disposal)
You support the Finance team with travel management, including the organization and handling of business trips
You act as an internal contact person and welcome visitors and external partners, making sure they feel at ease from the very first moment
You support the management with administrative tasks
You contribute ideas to enhance sustainability in office operations
You act as internal contact person as well as for suppliers and other external partners

Your Profile

You have experience in office management/operations, assistance, service or a commercial environment
You work in a structured, independent and reliable way
You have a friendly, open personality and strong communication skills, especially in dealing with guests and colleagues
You like to take ownership of your topics and strive for continuous improvement
You have ideally already worked in a start-up/scale-up and feel comfortable in a fast-paced and dynamic environment
You are present in our Cologne office at least 3 days per week (hybrid work possible on remaining days)
You have gained basic business knowledge through previous professional experience, vocational training or studies
You are fluent in German and English
You don’t meet all the criteria above but believe you would be a great fit for the role? We’d love to hear from you!

Your Benefits

Hybrid working mode within Germany – with presence in our modern office in Cologne (at least 2–3 days/week)
Option to work remotely from abroad (for shorter periods)
Time and budget for individual growth
Flexible use of a monthly mobility budget (e.g. subsidized bikes, public transportation)
Support for your health through sports membership cooperations
30 vacation days + 3 corporate holidays
Modern technical equipment and contemporary tech stack
Very good hardware equipment
Optional corporate pension scheme
Regular company & team events

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About us

Intelligent grids for a sustainable future worldwide — this is our vision! Therefore, we are building the digital hub for the future of power grid management: The Intelligent Grid Platform (IGP). The IGP is the core of our software as a service solution. It’s our ambition to make the IGP and envelio 1 % better everyday. Grow with us!

As a remote-first company, we let you decide how much you want to work remotely – from 0% to 100%. Whether you live in Cologne or Aachen, Bonn or Berlin, Munich or Castrop-Rauxel; all you need is internet! You can also work from abroad for up to three months per year. Since 2017, we have built a diverse international team, with English as our company language.

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